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Organisationen zu einem neuen Leben erweckenORGANISATIONEN ZU EINEM NEUEN LEBEN
ERWECKEN

26.03.2015
Unter dem Titel „Organisationen neu gestalten“ fand am 24. März ein Management-Cercle im Schloss Schönbrunn statt. Die Unternehmensberatung Contrast stellte dabei zwei ihrer erfolgreichen Organisationsprojekte vor und konnte dazu mehr als 90 Teilnehmer begrüßen. Bernhard Hoch, Medizinischer Direktor der Katholischen Jugendfürsorge Augsburg, ist hierfür aus Deutschland angereist und referierte über die Marktveränderungen und deren Konsequenzen für seine Organisation, welche Kliniken für Kinderrehabilitation in Deutschland betreibt. Michaela Kogler-Bohrer, Leiterin der Abteilung Finanzen der Wirtschaftskammer Österreich, erläuterte das soeben abgeschlossene Reorganisationsprojekt in der Finanzabteilung der Wirtschaftskammer.

Umfeldveränderungen als Chance

In seiner Begrüßungsrede betonte Christian Horak, Geschäftsführender Partner von Contrast Management-Consulting, dass Organisationen, die vielfältigen Veränderungen ausgesetzt sind - sei es gesellschaftlicher oder technischer Art -, aus dieser Dynamik neue Chancen generieren können. Als aktuelles Beispiel nannte Horak das von der Regierung beschlossene Gemeinnützigkeitspaket, das Einfluss auf die Gründung von gemeinnützigen Stiftungen und die Absetzbarkeit von Spenden haben wird. Generell seien Veränderungen immer wieder sehr aufwändige Prozesse, die Organisationen jedoch professionell gestalten und steuern können. Entscheidend hierbei ist klare Kommunikation mit allen Anspruchsgruppen.

 

Nicht jede Veränderung ist eine Krise

Martin Bodenstorfer, Senior Manager bei Contrast Management-Consulting, erläuterte die Ursache und Notwendigkeit von Neuausrichtungen. In der Praxis bestünde ein komplexer Mix aus vielen Faktoren, die eine Neugestaltung von Organisationen nötig machen, meinte Bodenstorfer. So sei die finanzielle Abhängigkeit von ein oder zwei Kostenträgern oft ein wesentlicher Faktor für die Notwendigkeit sich zu verändern, denn auch gemeinnützige Organisationen können durchaus diesen „Crash“ erleiden, wie Bodenstorfer aus der Praxis berichtete. Veränderungen sind notwendig, wenn sich der Wettbewerb verschärft, Zielgruppen verschwinden, bzw. sich deren Bedarf ändert oder neue Technologien, wie etwa die Digitalisierung, Bereiche wie die Kommunikation mit den Anspruchsgruppen völlig verändern. Dann müsse die Organisation lernen das Bestehende „loszulassen“ und sich möglichst agil und resilient zu verhalten. Agilität und Resilienz seien nach Erfahrung und Einschätzung des Managementberaters die Erfolgsfaktoren schlechthin. Man sei hier, genauso wie in der erwerbswirtschaftlichen Welt, gefordert Fähigkeiten zur Erneuerung von Kompetenzen und Geschäftsmodellen zu entwickeln und gleichzeitig mit Resilienz eine Robustheit gegen unerwartete Veränderungen der Umwelt zu entwickeln. Agilität beruhe auf einer Lern- und Veränderungsfähigkeit. Diese zeige sich in einer Sensitivität mit der vor allem Führungskräfte auf Veränderungen des Umfeldes reagieren sollten, in einem offenen Führungsstil, der auf ein Zuhören und ein Miteinander ausgerichtet ist und mit der Bereitschaft sehr flexibel Ressourcen einzusetzen. Resilienz beruhe auf Risikobewusstsein und Krisenfestigkeit, also dem Definieren von Notfall und Krisenplänen, dem Aufbau von internen Budgetreserven und einer Stärkung der Corporate Identity durch klare gemeinsam definierte Visionen und Missionen.

 

Vision für Neugestaltung

Über Kinderrehabilitation wird in Österreich kaum öffentlich diskutiert. Ein Blick über die Grenze nach Bayern zeigt, was dort in den letzten Jahrzenten zu diesem Thema geleistet worden ist. Getrieben durch neue Krankheitsbilder (z.B. ADHS oder Adipositas) hat sich der Markt verändert und die Kinderrehabilitation musste sich wirkungsorientiert und zeitgemäß anpassen. Die Reorganisation des größten privaten Anbieters in Deutschland als Reaktion auf die veränderten Marktanforderungen und einen allgemeinen Nachfragerückgang präsentiert der Medizinische Direktor von drei Kliniken mit langer Tradition. „Eine Tradition, die bei notwendigen Veränderungen nicht immer nur ein Vorteil ist“, weiß Bernhard Hoch, Medizinischer Direktor der Katholischen Jugendfürsorge Augsburg zu berichten. Wenn Kinder oder Jugendliche chronisch erkranken, brauchen sie besonders viel Fürsorge, denn ihr späterer Lebensweg hängt von einer wirkungsvollen und fachlich qualifizierten Behandlung ab. Diesen jungen Patienten zu helfen ist das gemeinsame Ziel der KJF Rehakliniken - einem Verbund aus drei süddeutschen Kliniken, die seit Jahrzehnten auf die Behandlung von Kindern und Jugendlichen spezialisiert sind. Sie gehören zur Katholischen Jugendfürsorge der Diözese Augsburg e.V. (KJF), einem Gesundheits- und Sozialdienstleister mit über 80 verschiedenen Einrichtungen und Diensten im Bereich der Medizin, Beruflichen Bildung und Integration, Kinder- und Jugendhilfe sowie von Schulen. Im Jahr werden ca. 4000 Patientinnen und Patienten betreut.

 

Marktveränderungen und Bedürfnisverschiebungen

In den Jahren 2008 bis 2013 gab es deutschlandweit einen Rückgang der Anträge auf Rehabilitation bei Kindern von rund 28%. Dies führte zu einer sinkenden Auslastung der Kliniken, welche nun entsprechend reagieren mussten. Die KJF Rehakliniken haben sich aufgrund der Marktentwicklung entschlossen einen umfassenden Reorganisationsprozess in Angriff zu nehmen. Das Resultat ist ein Zusammenschluss zu einem Klinikverbund mit Schwerpunktangeboten.

Das Ziel des Projektes war die wirtschaftliche Lage wieder zu stabilisieren. Um dieses Ziel zu erreichen war es notwendig die Auslastung zu erhöhen (durch weniger Kapazitäten und höhere Belegung), Fixkosten zu senken, neue Leistungen zu implementieren sowie das Auftreten deutlich moderner zu gestalten. Es wurden die Kapazitäten neu aufgeteilt und folglich werden neue Leistungen angeboten. So entstanden unter anderem Mutter-Kind-Kuren, bei denen Mütter behandelt werden und ihre Kinder die Begleitpersonen sind. Dabei können die Kompetenzen der Schulen und der Freizeitpädagogik in den Kliniken optimal genutzt werden. Der Vertrieb wurde gestärkt und es wurde eine Vermittlungsstelle errichtet, die den Eltern bei der Antragstellung für einen Rehab-Antrag behilflich ist. Da die Antragsstellung bei den Rentenversicherungen teilweise als komplex wahrgenommen wird, wurden die Personalressourcen zur Beratung und Unterstützung im Antragsverfahren ausgebaut. Es wurde ein Markenprozess gestartet und umgesetzt. Des Weiteren erfolgte eine grundlegende Neugestaltung aller Websites und die Etablierung eines Diagnose-/Behandlungsfinders.

 

Optimierung von Finanzprozessen

Frau Kogler-Bohrer, Leiterin der Finanzabteilung der Wirtschaftskammer, erläuterte in ihrem Referat wie es ihr und ihrem Team gelang eine Neuausrichtung umzusetzen. Finanzabteilungen sollen möglichst rasch und zuverlässig arbeiten. In Zeiten von knappen Budgets gibt es diesbezüglich auch immer öfter die Forderung, dass die zentralen Leistungen möglichst kostengünstig erbracht werden sollen. Diese Anforderungen versuchte die Abteilung „Finanzen“ der WKO in einem Reorganisationsprojet bestmöglich zu erfüllen. Prozesse und Aufgabenfelder sind umfassend durchleuchtet und neu strukturiert worden. Die Herausforderung in diesem Prozess bestand darin Klarheit bei allen Mitarbeitern über die operativen Aufgaben und die Projekte sicher zu stellen. Des Weiteren stellte sich die Frage „Leisten wir das Richtige auch entsprechend effektiv und sind wir dabei effizient?“, berichtete Frau Kogler-Bohrer. Um das heraus zu finden ist mit den internen Kunden eine umfassende Online-Befragung durchgeführt worden. Aus dieser Grobanalyse wurden die wesentlichen Aktivitäten herausgefiltert und den dafür benötigten Ressourcen zugeordnet. In der drauffolgenden Detailanalyse sind Optimierungsmöglichkeiten definiert, die in ein eigenes Konzept geflossen sind. Am Ende konnten 45 Maßnahmenvorschläge unter anderem für die Bereiche Controlling-Finanzbuchhaltung-Reisemanagement sowie für Personalverrechnung und Projektmanagement definiert werden. 24 Maßnahmen sind bereits umgesetzt, 10 in Arbeit und 11 geplant. Abschließend meinte Michaela Kogler-Bohrer, dass ohne integriertes Projektmanagement „nichts gehe“ und daher laufende Abstimmung erfolgt.

 

 

Weiterbildungstipp:

Mit den beiden Seminaren Prozessexzellenz im Controlling und Organizational Excellence können Sie Ihr Wissen in diesen Bereichen noch vertiefen.

Informieren Sie sich außerdem über das komplette Ausbildungsprogramm im Bereich NPOs und öffentliche Verwaltungen des Controller Instituts.

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